Het Zwitserse zakmes van het bedrijf digitaliseren

Er wordt vaak gezegd dat een administratief medewerker of secretaresse een multitasker is, zoals een Zwitsers zakmes.

Het probleem is dat de meeste van haar taken vaak niet worden erkend, ondergewaardeerd, niet gedigitaliseerd en moeilijk te controleren zijn. 

Wanneer een assistent of secretaresse ziek wordt of afwezig is, raakt het bedrijf in paniek omdat veel van hun werk versnipperd, onherkenbaar en onherstelbaar is. Als gevolg daarvan zal haar vervanging of overname ingewikkeld zijn. 

TOEPASSINGEN VOOR PROJECTBEHEER / BOEKHOUDING / LOGISTIEK / PERSONEELSBEHEER

Deze toepassingen voldoen niet volledig aan de behoeften van assistenten. Ze houden geen rekening met het multi-taskende, Zwitserse zakmeskarakter van de assistent. Ze houden alleen rekening met het doel van het werk van de assistent op een specifiek gebied. Voor een boekhoudassistent bijvoorbeeld, zullen de boekhoudapplicaties haar in staat stellen om facturen en andere boekhoudkundige documenten te coderen.

In feite dekken deze toepassingen niet de voorbereidende fase van de taken van een assistent. Bovendien weten we heel goed dat een assistant in werkelijkheid niet alleen de taken uitvoert waarvoor ze gespecialiseerd is, maar ook de administratie van het bedrijf verzorgt. Een assistant assisteert niet alleen haar manager, maar is ook de administratieve rechterhand van de CEO of directeur.

Bijgevolg zal de assistant andere tools moeten gebruiken om de rest van haar taken uit te voeren.

Deze hulpmiddelen zijn tekstverwerkers en het gebruik van papier en kantoorapparatuur. Dit wordt vaak administratief papierwerk genoemd, dat vaak een werklast vertegenwoordigt die door hun werkgevers wordt genegeerd.

TEKSTVERWERKING

Tekstverwerking lost een deel van het probleem van de secretaresse op: het digitaliseren van het maken van notities.

Maar er wordt geen rekening gehouden met het archiveren van deze documenten en andere correspondentie die via e-mail of post binnenkomt. En niet te vergeten alle dringende notities en instructies die de secretaresse op haar post-it notities schrijft, en het bijhouden van een papieren agenda om al deze taken bij te houden en te organiseren.

Papieren documenten, kantoorbenodigdheden (papier, pennen, potloden, markers, archiefkasten, planken, papieren agenda's)

In het digitale tijdperk, met het gebruik van e-mailboxen als bron van correspondentie, tekstverwerking om teksten te schrijven en het gebruik van gespecialiseerde toepassingen in bepaalde domeinen, is de aanwezigheid van papieren documenten en kantoorapparatuur het bewijs dat een groot deel van het werk van een secretaresse niet gedigitaliseerd is. Soms zijn deze papieren documenten vaak duplicaten van reeds bestaande documenten, waardoor de werklast van de secretaresse nog groter wordt.

Bovendien is al dit administratieve papierwerk het bewijs van een gebrek aan organisatie in een bedrijf, een gebrek aan respect voor het milieu en, in geval van afwezigheid of ziekte van de secretaresse, het Zwitserse zakmes van het bedrijf, zal er verlamming in het bedrijf optreden omdat een deel van haar werk moeilijk te evalueren zal zijn.

Tot slot zal het bijhouden van een papieren agenda het organiseren van taken bemoeilijken en de secretaresse dwingen tot uitstelgedrag en soms de controle verliezen.

ADMINATETE EEN ADMINISTRATIEVE REVOLUTIE voor zelfstandigen!

AdminAtete is een administratieve revolutie die een einde zal maken aan de klachten over administratieve rompslomp, de nachtmerrie van zelfstandigen, vooral van landbouwers, als we mogen afgaan op de redenen voor de laatste stakingen.

Zelfstandigen hebben vaak niet de middelen of de tijd om hun administratieve taken te beheren.

Dankzij AdminAtete zal de administratie niet langer een geheim voor hen zijn, zullen ze hun administratieve documenten goed kunnen organiseren en beheren en zullen ze bepaalde taken die onbekend of slecht beheerd worden niet langer uitstellen, waardoor ze het risico vermijden dat hun bedrijf failliet gaat door een slecht administratief beheer.

Secretaresses en administratief medewerkers gebruiken toepassingen voor tekstverwerking, boekhouding, projectbeheer, logistiek en personeelsbeheer. Ze archiveren documenten, beheren contacten en e-mail, behandelen e-mails die vervolgens moeten worden gearchiveerd, beheren vergaderingen en maken notities, en beheren instructies en andere dringende taken met behulp van post-it notities.

AdminAtete helpt secretaresses, office managers en assistenten, of het nu gaat om accountants, administrateurs of verkopers, om al deze verschillende taken te beheren.

Google Workspace, dat bepaalde diensten biedt, voldoet niet aan alle behoeften van dit complexe beroep. Het bevat verschillende toepassingen zoals Gmail, Drive, Docs, chat, Sheets en vele andere, terwijl AdminAtete een toepassing is die in één enkele module alle tools samenbrengt die nodig zijn voor een volledig administratief beheer, zonder dat het nodig is om verschillende tools te gebruiken.