Digitalisation du couteau suisse de l’entreprise

On dit souvent qu’une assistante administrative ou secrétaire est une personne multitâche, comme un couteau suisse.

Le problème est que la plupart de ses tâches sont souvent méconnues, sous-évaluées, non digitalisées et difficiles à contrôler. 

Lorsqu’une assistante ou secrétaire tombe malade, ou est absente, c’est la panique dans l’entreprise, car une grande partie de son travail est dispersée, méconnus et irrécupérable. Par conséquent, son remplacement ou sa reprise sera compliqué. 

Ces applications ne répondent pas tout à fait aux besoins des assistantes, elles ne tiennent pas compte du caractère multitâches, couteau suisse de l’assistante. Elles tiennent uniquement en compte de la finalité du travail de l’assistante dans un domaine spécifique. A savoir pour une assistante comptable, les applications comptables lui permettront d’encoder les factures et autres documents comptables.

En effet, ces applications ne couvrent pas la phase préparative des tâches d’une assistante. De plus, nous savons très bien qu’en réalité, une assistante ne va pas réaliser uniquement les tâches dont elle est spécialisée, elle va également s’occuper de l’administration de la société. Une assistante va non seulement assister son Manager mais sera aussi le bras droit administratif du CEO ou du Directeur.

Par conséquent, l’assistante sera amenée à utiliser d’autres outils pour pouvoir exécuter le reste de ses tâches.

Ces outils sont les traitements de texte et l’utilisation du papier et du matériel de bureau. Ce qu’on appelle souvent la paperasse administrative, qui représente souvent une charge de travail ignorée par leurs employeurs.

Le traitement de texte résout une partie du problème du secrétaire, à savoir la digitalisation de sa prise de note.

Mais il ne tient pas en compte du classement de ces documents, ainsi que des autres courriers reçus par mails ou par voie postale. Sans oublier toutes les notes urgentes et consignes que va écrire la secrétaire sur ses post-it et la tenue d’un agenda papier pour tenir compte et organiser toutes ces tâches.

A l’ère du numérique, avec l’utilisation des boîtes mails comme source de correspondance, du traitement de texte pour rédiger des textes et utilisation des application spécialisée dans certains domaines, la présence de documents papiers et matériels de bureau sont la preuve même qu’il y a une large partie du travail d’une secrétaire qui n’est pas digitalisée. Parfois ces documents papiers sont souvent les doublons des documents qui existent déjà, donc une charge de travail en plus pour elle.

De plus, toute cette paperasse administrative sera la preuve d’un manque d’organisation d’une entreprise, le non-respect de l’environnement et en cas d’absence ou maladie de la secrétaire, le couteau suisse de l’entreprise, il y aura une paralysie dans l’entreprise car une partie de son travail sera difficilement évaluable.

Enfin la tenue d’un agenda papier, pour pouvoir organiser ses tâches et va rendre difficile son organisation et l’obliger à procrastiner ses tâches et parfois en perdre le contrôle.

AdminAtete est une révolution administrative, elle va marquer la fin des plaintes pour la paperasse administrative, le cauchemar des indépendants, des agriculteurs notamment à en croire les raisons des dernières grèves.

En effet, les Indépendants n’ont pas souvent les moyens, ni le temps de gérer leurs tâches administratives.

Grâce à AdminAtete, l’Administration ne sera plus un secret pour eux, ils pourront bien organiser et gérer leurs documents administratifs et éviter la procrastination de certaines tâches méconnues ou mal gérées, ainsi éviter le risque de faillite de leur entreprise à cause de la mauvaise gestion administrative.

 Les secrétaires et assistantes administratives effectuent du traitement de texte, utilisent des applications comptables, de gestion de projet, de logistique et de gestion de personnel. Elles classent les documents, gèrent les contacts, le courrier, gèrent les mails qu’il faut classer par la suite, gèrent les réunions et prennent note et gèrent enfin les consignes et autres tâches urgentes en utilisant des post-it.

AdminAtete accompagne les secrétaires, office manager, assistantes, qu’elles soient comptables, administratives ou commerciales à gérer toutes ces différentes tâches.

Google Workspace qui offre certains services ne comble pas tous les besoins de ce métier complexe. Il inclut plusieurs applications tel que Gmail, Drive, Docs, chat, Sheets et beaucoup d’autres alors que AdminAtete c’est une application qui synthétise en un seul module les outils dont la gestion administrative complète a besoin, sans qu’on ai à devoir utiliser plusieurs outils différents.